马来西亚学校如何降低考试打印成本（2026指南）

在考试期间，马来西亚的每一所学校都会面临同样的挑战：在短时间内需要打印大量文件，同时还要控制成本。从试卷、练习题到行政文件和教学资料，打印费用很容易成为学校运营中最大的一项开支。

好消息是，通过采用正确的打印策略、高性能多功能复印机以及打印管理软件，学校可以在不影响质量的情况下显著降低考试打印成本。只要方法得当，学校可以从无控制的打印环境转变为高效、有序且节省成本的系统。

为什么考试打印成本不断上升

许多学校仍然在不同部门使用分散的桌面打印机。虽然这种方式看似方便，但往往会带来效率低下以及隐藏成本。

常见问题包括碳粉成本高、打印机频繁故障、彩色打印失控、重复打印、纸张浪费严重以及缺乏打印管理。这些问题在平时可能不明显，但在考试期间会被放大。

如果没有良好的控制，打印成本会迅速增加，给学校预算带来不必要的压力。

策略一：使用高速黑白复印机集中打印

推荐机型：Bizhub B658e（带分页器）

在大多数学校中，超过90%的考试文件都是黑白打印。与其使用多台小型打印机，不如通过像Bizhub B658e这样的高速设备进行集中打印，这样更加高效且成本更低。

该设备打印速度高达每分钟65页，适合高负荷考试需求。它支持高月印量、单页成本更低、采用大容量碳粉系统，并支持多部门网络打印。

对于学校来说，其中一个最有价值的功能就是内置的分页整理装置（Finisher）。在考试准备过程中，人工整理试卷既耗时又容易出错。而有了分页器，文件可以自动整理并分类输出。

这大幅减少行政工作量，并确保考试准备的准确性。

策略二：仅在需要时使用彩色设备

推荐机型：Bizhub C658

虽然大部分考试文件为黑白，但彩色打印在教学中仍然非常重要。例如科学图表、地理地图、学校宣传资料、教学海报以及学生项目等。

与其使用多台小型彩色打印机，不如集中使用像Bizhub C658这样的高性能设备。它提供高速彩色输出、稳定的图像质量、快速扫描、大容量纸盒以及在高峰期仍然可靠的表现。

通过集中彩色打印，学校可以提升效率并降低维护和耗材成本。

策略三：使用PaperCut控制学生打印

很多学校只关注设备升级，却忽略了最大浪费来源：无控制的打印行为。如果没有监控，不必要的打印会显著增加成本。

PaperCut打印管理系统可以为学校提供完整的可视化与控制能力，帮助管理员管理打印行为、执行策略并减少浪费。

系统支持为学生设置打印配额，防止过度打印并培养良好使用习惯。同时，学校可以追踪教师及各部门的打印情况，实现更合理的成本分配。

安全打印释放功能确保用户在设备上验证后才打印，从而避免未领取的打印文件浪费，并提升文件安全性。此外，还可以默认启用双面打印，以减少纸张使用并支持环保目标。

学校打印配置示例

小型学校（300–800人）：1台Bizhub B658e + PaperCut系统。

中型学校（800–2000人）：1台Bizhub B658e（带分页器）+ 1台Bizhub C658 + PaperCut系统。

大型学校或学院：多台Bizhub B658e + 专用Bizhub C658 + 完整PaperCut部署。

成本节省效果

通过正确的系统配置，学校可以实现显著的成本节省。这些节省主要来自纸张减少、碳粉使用降低、减少未领取打印、降低维护费用以及提高使用责任。

在许多案例中，学校可以实现30%至40%的打印成本降低。

为什么学校正在采用打印管理服务（MPS）

越来越多学校开始采用打印管理服务（MPS），以取代传统分散式打印设备。

这种方式提供固定月费用、完整维护服务、集中设备管理以及减少IT工作负担，让学校可以更专注于教学而非设备问题。

总结

降低考试打印成本并不是减少打印，而是更聪明地打印。通过结合高速黑白设备Bizhub B658e、彩色设备Bizhub C658以及PaperCut打印管理系统，学校可以大幅提升效率并全面掌控打印成本。

这种方案不仅降低运营成本，还能优化流程、减少浪费，并让考试准备更加顺畅。