Setiap sekolah di Malaysia menghadapi cabaran yang sama semasa musim peperiksaan: ribuan halaman perlu dicetak dalam tempoh yang singkat sambil memastikan kos terkawal. Daripada kertas peperiksaan, latihan, dokumen pentadbiran hingga bahan pengajaran, kos percetakan boleh menjadi antara perbelanjaan operasi terbesar bagi sesebuah sekolah.
Berita baiknya ialah sekolah boleh mengurangkan kos cetakan peperiksaan dengan ketara tanpa menjejaskan kualiti dengan menggunakan strategi percetakan yang betul, mesin fotostat pelbagai fungsi berkapasiti tinggi serta perisian pengurusan cetakan. Dengan pendekatan yang tepat, sekolah boleh beralih daripada sistem tanpa kawalan kepada sistem yang lebih teratur, cekap dan menjimatkan kos.
Masih banyak sekolah menggunakan beberapa pencetak desktop yang berasingan di setiap jabatan. Walaupun kelihatan mudah, kaedah ini sering menyebabkan ketidakcekapan dan kos tersembunyi.
Antara masalah biasa ialah kos toner yang tinggi, kerosakan pencetak yang kerap, penggunaan cetakan warna tanpa kawalan, cetakan berulang, pembaziran kertas serta tiada kawalan penggunaan. Masalah ini menjadi lebih serius semasa musim peperiksaan.
Satu kitaran peperiksaan biasanya melibatkan: peperiksaan percubaan, peperiksaan pertengahan tahun, peperiksaan akhir tahun, kertas ulang kaji, kertas jawapan dan salinan rujukan guru.
Tanpa kawalan yang baik, kos percetakan boleh meningkat dengan cepat dan memberi tekanan kepada bajet sekolah.
Bagi kebanyakan sekolah, lebih daripada 90% dokumen peperiksaan dicetak dalam hitam putih. Daripada menggunakan banyak pencetak kecil, adalah lebih efisien untuk memusatkan percetakan menggunakan mesin seperti Bizhub B658e.
Mesin ini menawarkan kelajuan cetakan sehingga 65 muka surat seminit, sesuai untuk beban kerja peperiksaan yang tinggi. Ia direka untuk jumlah cetakan bulanan yang besar, kos setiap halaman yang lebih rendah, penggunaan toner berkapasiti tinggi serta menyokong percetakan rangkaian untuk pelbagai jabatan.
Salah satu ciri paling penting ialah unit finisher yang terbina dalam. Semasa penyediaan peperiksaan, proses menyusun kertas secara manual mengambil masa yang lama dan mudah berlaku kesilapan. Dengan finisher, dokumen akan disusun dan dikumpulkan secara automatik.
Contoh:
Tanpa Finisher: Sekolah perlu mencetak 1,000 set kertas peperiksaan dan menyusunnya secara manual, mengambil masa berjam-jam.
Dengan Finisher: Mesin akan menyusun dan mengumpulkan set secara automatik, sedia untuk diedarkan.
Ini dapat mengurangkan beban kerja pentadbiran serta memastikan ketepatan semasa tempoh kritikal peperiksaan.
Walaupun kebanyakan kertas peperiksaan adalah hitam putih, percetakan warna masih penting untuk bahan pendidikan seperti rajah sains, peta geografi, buletin sekolah, bahan pemasaran, poster pendidikan dan projek pelajar.
Daripada menggunakan banyak pencetak warna kecil, sekolah boleh memusatkan percetakan warna menggunakan mesin berprestasi tinggi seperti Bizhub C658. Ia menawarkan cetakan warna berkelajuan tinggi, kualiti imej yang konsisten, fungsi imbasan pantas, kapasiti kertas besar dan prestasi yang stabil.
Dengan cara ini, sekolah dapat meningkatkan kecekapan serta mengurangkan kos penyelenggaraan dan bahan habis guna.
Ramai sekolah hanya fokus kepada perkakasan tetapi mengabaikan punca utama pembaziran iaitu tingkah laku percetakan yang tidak terkawal.
PaperCut menyediakan kawalan penuh terhadap aktiviti percetakan di sekolah. Ia membantu pentadbir memantau penggunaan, menguatkuasakan polisi dan mengurangkan pembaziran.
Antara cirinya termasuk menetapkan kuota cetakan untuk pelajar bagi mengelakkan penggunaan berlebihan serta menggalakkan penggunaan yang bertanggungjawab. Selain itu, penggunaan guru dan jabatan juga boleh dipantau untuk pengagihan kos yang lebih baik.
Fungsi keselamatan seperti “secure print release” memastikan dokumen hanya dicetak apabila pengguna membuat pengesahan, sekali gus mengurangkan cetakan yang tidak diambil. Sistem ini juga boleh menetapkan cetakan dua muka secara automatik untuk menjimatkan kertas.
Sekolah Kecil (300–800 pelajar) biasanya memerlukan 1 unit Bizhub B658e bersama PaperCut.
Sekolah Sederhana (800–2,000 pelajar) memerlukan 1 unit Bizhub B658e dengan finisher, 1 unit Bizhub C658 serta sistem PaperCut.
Sekolah Besar atau Kolej biasanya menggunakan beberapa unit Bizhub B658e bersama Bizhub C658 dan sistem PaperCut penuh.
Dengan sistem yang betul, sekolah boleh mencapai penjimatan yang ketara melalui pengurangan penggunaan kertas, toner, cetakan tidak diambil, kos penyelenggaraan serta peningkatan kawalan penggunaan.
Dalam banyak kes, sekolah boleh mencapai sehingga 30% hingga 40% penjimatan kos percetakan.
Semakin banyak sekolah beralih kepada MPS kerana ia menawarkan kos bulanan yang tetap, sokongan penyelenggaraan penuh, pengurusan peranti secara berpusat serta mengurangkan beban kerja IT.
Ini membolehkan guru dan pentadbir memberi tumpuan kepada pendidikan tanpa perlu risau tentang masalah pencetak.
Mengurangkan kos cetakan peperiksaan bukan bermaksud mencetak kurang, tetapi mencetak dengan lebih bijak. Gabungan Bizhub B658e, Bizhub C658 dan PaperCut membolehkan sekolah meningkatkan kecekapan serta mengawal kos dengan lebih baik.
Pendekatan ini membantu mengurangkan kos operasi, memperkemas aliran kerja dan memastikan proses peperiksaan berjalan dengan lancar.
Bizhub B658e adalah pilihan terbaik kerana kelajuan dan fungsi finisher.
Ia menyusun kertas secara automatik dan menjimatkan masa.
Ya, melalui kawalan penggunaan dan pengurangan pembaziran.
Kebanyakan peperiksaan hitam putih, warna untuk bahan pengajaran.
Lebih jimat, mudah kawal dan lebih efisien.
Sehingga 65 muka surat seminit.
Boleh, menggunakan PaperCut.
Ya, menyokong pengesahan pengguna.
Boleh melalui laporan terperinci.
Sangat sesuai kerana kos tetap dan servis lengkap.
WhatsApp us now to get a printer rental plan recommendation and quotation for your KL office.
Malaysia