合规责任为何与董事个人息息相关

许多企业主误以为合规罚款只针对公司本身。然而，根据《2016年公司法令》，董事须对确保公司履行法定义务承担个人责任。这意味着：

• 董事可能因公司违规而被个人罚款——即使公司本身是被点名的违规主体
• 每项违规行为的最高罚款从RM20,000至RM500,000不等
• SSM和LHDN可对公司及其高级职员同时采取执法行动
• 不良的合规记录会影响公司在银行、投资者及政府机构面前的可信度

了解财政年度结束日（FYE）

财政年度结束日（FYE）是公司每年12个月会计期间的截止日期。几乎所有的年度合规截止日期均以此日期为基准计算，因此了解FYE至关重要。

我可以自行选择FYE吗？

可以。注册成立有限公司时，您可以选择心仪的FYE。常见选择为12月31日、3月31日、6月30日或8月31日——但任何月末日期均被允许。一旦确定后，可透过决议案及通知SSM进行更改，但这将影响您的合规时间表。

FYE为何如此重要？

您的FYE决定了经审计财务报表、税务申报及股东大会的截止日期。例如，若您的FYE为2025年12月31日，则经审计财务报表须在6个月内完成及分发——即2026年6月30日前——并在分发后30天内提交至SSM，即2026年7月30日前。

年度合规里程碑

下表概述每间有限公司每年须履行的主要合规义务、负责方及相关截止日期：

全年须准备的事项

年度合规并不是在截止日期前一个月才开始准备的——它需要全年持续的记录管理。以下是每位有限公司董事应确保落实的事项：

簿记与会计记录

• 妥善记录所有收入、支出及银行交易——应定期更新，而非仅在年底才整理
• 妥善保存并整理所有发票、收据、银行对账单及供应商协议，以便随时查阅
• 每月进行银行对账，及时发现差异
• 尽可能使用会计软件——这将大大加快审计流程

公司法定记录

• 公司秘书负责维护法定登记册（成员、董事、押记登记册等）——如有任何变动，请及时通知公司秘书
• 所有重大公司决策（开设银行账户、接受贷款、变更董事、宣派股息等）均须准备并签署董事会决议案
• 董事会会议及股东大会的会议记录须妥善记录并存档

薪资记录（如有雇员）

• 保存每月薪资汇总表及EPF、SOCSO、EIS和PCB的缴款记录
• 每年于2月28/29日前向所有员工发放EA表格
• 每年于3月31日前向LHDN提交E表格（雇主税务申报表）

税务相关准备

• 在业务开始日期后3个月内提交CP204（税务估算）——并在财政年度第6及第9个月进行修订
• 按批准的估算金额，每月向LHDN缴付CP204分期税款
• 持续监测营业额——若年度应税营业额超过RM500,000，则须强制注册SST

违规罚款

《2016年公司法令》规定的违规罚款相当严重。董事须了解，这些罚款可能直接针对个人，而非仅限于公司。

何时须通知公司秘书

公司秘书负责确保公司在SSM的法定记录保持最新状态。公司的许多变动——即使是日常事务——也需要正式文件记录及向SSM申报。每当以下情况发生时，请及时通知您的公司秘书：

其他合规要求：受益所有人申报与电子发票

受益所有人（BO）申报

根据（经修订的）《2016年公司法令》，每间有限公司须识别、核实并维护其受益所有人登记册——即实际拥有或控制公司的个人，即使其股份透过代名人或控股架构持有。

• 董事须向SSM申报受益所有人信息，并持续保持更新
• 受益所有权发生任何变动，须在14天内完成申报
• 此要求适用于所有公司，不论规模大小或营业额高低
• 违规可能导致公司及其董事均被处以罚款

电子发票（E-Invoicing）

LHDN已对马来西亚企业分阶段强制推行电子发票制度，根据年度营业额分批实施：

• 电子发票须先提交至LHDN的MyInvois平台进行验证，验证通过后方可发送给买方
• 经验证的电子发票不可直接取消——须以贷项通知单或借项通知单处理
• 大多数会计软件现已支持电子发票整合功能——请向您的簿记员或会计师查询
• 新注册成立的公司应从一开始便建立电子发票系统，因为业务增长迅速时，营业额门槛可能很快就会被超越

年度合规一览