Can screening be differentiated for different employees?
Answer:
Yes, the screening of employees can be differentiated on a risk-based basis, depending on the position, job scope or other relevant factors related to the employee.
Secretarial firms are expected to assess their employees’ vulnerability to money laundering, terrorism financing, fraud and bribery risks, and use various sources of information to assist in the screening process to ensure that employees do not abuse their position or be vulnerable or used as a conduit to facilitate ML/TF activities.
员工筛查（Employee Screening）是否可以根据不同员工而有所不同？
答案：可以。
公司秘书事务所可以根据风险为本方法（Risk-Based Approach），对不同员工采用不同程度的筛查措施。
员工筛查的范围及深度可根据以下因素作出区分：
- 职位（Position）
- 工作职责（Job Scope）
- 权限级别（Level of Authority）
- 接触客户及资金的程度
- 其他与员工相关的风险因素
📌 风险为本的员工筛查原则
并非所有员工均面临相同的 AML/CFT 风险。
因此，公司秘书事务所可根据员工所承担的风险程度，实施不同层级的背景调查及筛查程序。
📌 较高风险职位
通常需要进行更严格筛查的职位包括：
✅ 合规官（Compliance Officer）
负责：
✅ 董事及高级管理层
例如：
- Director
- Managing Director
- Partner
- Senior Manager
✅ 客户服务及公司注册人员
例如：
- Corporate Executive
- Company Secretarial Executive
- Client Relationship Personnel
因为其直接接触客户及 KYC 文件。
✅ 负责财务或付款审批人员
例如：
- Finance Manager
- Accounts Personnel
📌 较低风险职位
例如：
虽然仍应进行基本筛查，但所需程度可相对较低。
📌 员工筛查的目的
公司秘书事务所应评估员工是否容易受到以下风险影响：
🚨 洗黑钱风险（Money Laundering Risk）
员工是否可能协助客户隐藏身份或资金来源。
🚨 恐怖融资风险（Terrorist Financing Risk）
员工是否可能被利用处理非法资金。
🚨 欺诈风险（Fraud Risk）
员工是否存在：
🚨 贿赂及贪污风险（Bribery & Corruption Risk）
员工是否可能：
📌 可采用的筛查资料来源
公司秘书事务所可利用不同资料来源进行员工背景调查，例如：
身份资料验证
- MyKad
- Passport
- Academic Certificates
就业背景核实
专业资格核查
- MAICSA / CGQP 资格
- 会计或法律专业资格
法律及纪律记录
如适用：
公开资料查询
例如：
📌 持续员工监察（Ongoing Monitoring）
员工筛查并非仅在聘用时进行一次。
事务所应定期检讨：
- 员工职务变动；
- 晋升情况；
- 风险级别变化；
- 纪律处分记录；
- 潜在利益冲突。
⚠️ 重点提醒
SSM 期望公司秘书事务所确保：
✅ 员工不会滥用职务；
✅ 员工不会被利用进行 ML/TF 活动；
✅ 员工具备适当诚信及专业操守；
✅ AML/CFT 控制措施覆盖所有相关岗位。
总结
公司秘书事务所可根据风险为本原则，对不同职位及职责的员工实施不同程度的员工筛查。事务所应评估员工涉及洗黑钱（ML）、恐怖融资（TF）、欺诈及贿赂风险的可能性，并利用适当资料来源进行背景调查，以确保员工不会滥用职权或被利用作为进行非法活动的渠道。
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