Can company secretaries maintain supporting documents or records in soft copy?
Answer:
Company secretary must ensure that all supporting documents or records be made available to the relevant supervisory authorities upon request. The information must be maintained in a form that is admissible as evidence in court pursuant to the Evidence Act 1950.
公司秘书是否可以以电子档（Soft Copy）形式保存支持文件或记录？
答案：
可以。
公司秘书可以电子档（Soft Copy）形式保存支持文件及记录，但必须确保有关文件能够在监管机构要求时提供查阅，并符合相关法律规定。
📌 基本要求
公司秘书必须确保：
✅ 所有支持文件及记录可随时提供
当相关监管机构要求时，公司秘书必须能够向有关监管机构提供相关文件及记录。
有关监管机构包括但不限于：
- 马来西亚公司委员会（SSM）
- 马来西亚国家银行（Bank Negara Malaysia）
- 执法机关
- 法院或其他法定机构
📌 文件必须具备法律证据效力
无论文件以纸本或电子形式保存，
相关资料必须符合：
《1950年证据法令》
Evidence Act 1950
的规定。
换言之，
电子档案必须能够：
- 被接受为法庭证据（Admissible as Evidence）
- 证明文件真实性（Authenticity）
- 保持完整性（Integrity）
- 可追溯及可验证（Traceable & Verifiable）
📌 可接受的电子保存形式
例如：
电子文件
- PDF 文件
- 扫描件（Scanned Copy）
- 电子表格（Excel）
- Word 文件
图像文件
- 身份证照片
- 护照扫描件
- 自拍验证照片
- 文件拍照副本
系统记录
- 客户管理系统（CRM）
- AML/KYC 系统
- 云端文件管理系统
- 内部数据库记录
📌 实务建议
公司秘书应确保电子档案：
🔒 安全保存
🔍 容易检索
能够快速搜索及提取：
- 客户资料
- CDD 文件
- STR 记录
- 风险评估报告
💾 定期备份
避免：
📁 保持文件完整
确保：
- 文件未被篡改；
- 保存原始记录；
- 保留修改记录（如适用）。
⚠️ 重要提醒
电子档保存并不意味着可以降低保存标准。
公司秘书仍须确保：
✅ 文件完整；
✅ 文件真实；
✅ 可供监管机构查阅；
✅ 符合法庭证据要求；
✅ 保存期限符合 AMLA 规定（至少 7 年）。
总结
公司秘书可以使用电子档（Soft Copy）形式保存支持文件及记录，包括扫描件、PDF、照片及电子系统记录。然而，公司秘书必须确保相关文件能够在监管机构要求时提供查阅，并且符合《1950年证据法令》（Evidence Act 1950）规定，可作为法庭可采纳证据（Admissible Evidence）使用。
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