COMPANIES ACT 2016  
“principal register”, in relation to a company, means the register of members of the company kept under section 50;
Under the Companies Act 2016, the principal register is the main register of members maintained by a company in accordance with section 50 of the Act.
The principal register serves as the company's official and primary record of its shareholders (members) and contains the particulars required by law relating to the ownership of the company's shares.
It is the authoritative register for determining who the members of the company are at any given time and forms one of the company's most important statutory records. Purpose of the Principal Register
The principal register serves several important purposes:

• Establishes the legal ownership of shares in the company.
• Identifies the company's members for corporate and statutory purposes.
• Determines who is entitled to exercise shareholders' rights.
• Provides evidence of shareholdings and ownership interests.
• Ensures transparency and accuracy in the company's shareholding records.
• Facilitates compliance with the Companies Act 2016.

Section 50 – Register of Members
Section 50 of the Companies Act 2016 requires every company to maintain a register of members.
The register records the identity of each member and details relating to their shareholdings.
The register must be properly maintained and updated whenever there are changes in the company's membership.
The principal register is the default register maintained by the company unless the Act permits the maintenance of branch registers. Information Commonly Contained in the Principal Register
Although the precise statutory requirements are governed by section 50, the principal register generally contains information such as:

• the name of each member;
• identification particulars required by law;
• residential or registered address;
• date on which the person became a member;
• class of shares held;
• number of shares held;
• share certificate particulars (where applicable);
• date on which membership ceased (if applicable); and
• any other particulars required by the Companies Act 2016.

The register should always reflect the company's current membership. Legal Significance of the Principal Register
The principal register is the company's official evidence of membership.
A person's name appearing in the register generally establishes that person's status as a member of the company and entitles the person to exercise the rights attached to the shares, subject to the Companies Act 2016 and the company's constitution.
These rights may include:

• receiving notices of meetings;
• attending general meetings;
• voting on shareholders' resolutions;
• receiving dividends declared by the company;
• participating in rights issues;
• receiving distributions upon winding up; and
• exercising other rights attached to the shares.

Responsibilities of the Company
The company is responsible for ensuring that the principal register:

• is established in accordance with section 50;
• is kept accurately and up to date;
• records every change in membership promptly;
• reflects all allotments, transfers, transmissions, and other changes affecting membership;
• is maintained at the place permitted under the Companies Act 2016; and
• is available for inspection where required by law.

Failure to maintain an accurate register may constitute a breach of the Companies Act 2016. Practical Examples
Example 1 – New Share Allotment
ABC Sdn. Bhd. issues 10,000 new ordinary shares to Mr. Tan.
After the allotment is completed, the company updates its principal register by recording:

• Mr. Tan's name;
• the number and class of shares allotted; and
• the date he became a member.

Mr. Tan becomes a member upon his name being entered in the register in accordance with the Companies Act 2016. Example 2 – Share Transfer
Ms. Lim transfers 5,000 shares to Mr. Lee.
Upon registration of the transfer:

• Ms. Lim's shareholding is reduced or removed; and
• Mr. Lee's details are entered into the principal register.

The register now reflects the company's current legal ownership of the shares. Example 3 – Dividend Distribution
XYZ Berhad declares a dividend.
The company refers to the principal register to determine which shareholders are entitled to receive the dividend based on the registered ownership of the shares. Example 4 – Annual General Meeting
Before issuing notices of a general meeting, the company checks the principal register to identify all members entitled to receive notice and exercise voting rights. Compliance Requirements
Every company should ensure that:

• a principal register is maintained in accordance with section 50 of the Companies Act 2016;
• all changes in membership are recorded promptly and accurately;
• the register contains all particulars required by law;
• the register is available for inspection where the Act requires;
• appropriate supporting documents are retained for every change recorded in the register; and
• the register is protected against loss, damage, or unauthorised alteration.

Importance
The principal register is one of the most fundamental statutory records maintained by a company under the Companies Act 2016. It provides the official record of the company's members and serves as the primary evidence of share ownership and membership rights. By maintaining an accurate and up-to-date principal register, a company promotes legal certainty, transparency, and effective corporate governance. The register enables the company to identify those entitled to exercise shareholder rights, facilitates compliance with statutory obligations, and supports the proper administration of dividends, meetings, share transfers, and other corporate actions. Consequently, maintaining the principal register accurately is essential for protecting the interests of the company, its shareholders, creditors, and other stakeholders.

《2016 年公司法》

“主要成员登记册”（Principal Register） 就一家公司而言，是指该公司根据《2016 年公司法》第 50 条所保存的成员登记册（Register of Members）。

实务说明（Practical Explanation）

根据《2016 年公司法》，主要成员登记册（Principal Register） 是公司依照第 50 条所建立及保存的主要成员登记记录。

该登记册是公司有关股东或成员身份及持股情况的正式和主要记录，载有法律规定的成员资料及股份所有权详情。

主要成员登记册具有权威性，用于确定在任何特定时间：

• 谁是公司的合法登记成员；
• 每名成员持有多少股份；
• 成员所持股份的类别；
• 谁有权行使股东权利；以及
• 公司当前的法定股权结构。

因此，主要成员登记册是公司最重要的法定记录之一。

主要成员登记册的目的（Purpose of the Principal Register）

主要成员登记册具有以下重要作用：

• 确立公司股份的法定所有权；
• 确认公司成员的身份；
• 确定谁有权行使股东权利；
• 为持股情况及所有权权益提供书面证据；
• 确保公司股权记录准确及透明；
• 协助公司处理股份配发、转让、继承及其他股权变动；以及
• 确保公司遵守《2016 年公司法》的法定要求。

第 50 条——成员登记册（Section 50 – Register of Members）

《2016 年公司法》第 50 条规定，每家公司均须保存一份成员登记册。

该登记册必须记录：

• 每名成员的身份；
• 成员成为公司成员的日期；
• 成员所持股份的类别及数量；以及
• 与成员身份及持股有关的其他法定资料。

公司必须妥善保存并持续更新该登记册。

每当公司成员身份或持股情况发生变化时，例如：

• 配发新股份；
• 转让股份；
• 股份依法转移；
• 股份被赎回；
• 股份被注销；或
• 成员终止其成员身份，

公司均应及时更新有关记录。

除非《2016 年公司法》允许公司另设分支成员登记册（Branch Register），否则主要成员登记册即为公司默认及核心的成员登记记录。

主要成员登记册通常载有的资料（Information Commonly Contained in the Principal Register）

主要成员登记册的具体法定内容须依据第 50 条及其他适用规定确定。

一般而言，登记册可包括：

• 每名成员的姓名；
• 法律规定的身份证明资料；
• 住宅地址或注册地址；
• 成为公司成员的日期；
• 所持股份的类别；
• 所持股份的数量；
• 股份证书资料（如适用）；
• 终止成员身份的日期（如适用）；以及
• 《2016 年公司法》规定的其他资料。

主要成员登记册应始终准确反映公司的最新成员及持股情况。

主要成员登记册的法律意义（Legal Significance of the Principal Register）

主要成员登记册是公司成员身份的正式法律记录。

一般而言，某人的姓名被正式载入成员登记册，便构成其公司成员身份的重要证据。

在符合《2016 年公司法》及公司章程（Constitution）的前提下，登记成员通常有权行使其股份所附带的权利，包括：

• 接收股东大会通知；
• 出席股东大会；
• 就股东决议进行表决；
• 收取公司所宣布派发的股息；
• 参与供股（Rights Issue）；
• 于公司清盘时参与资产分配；
• 转让其所持股份；以及
• 行使有关股份所附带的其他权利。

因此，主要成员登记册不仅是行政记录，也是确定股东权利及法定成员身份的重要依据。

登记成员与实益拥有人（Registered Member and Beneficial Owner）

主要成员登记册主要记录的是公司的登记成员（Registered Member）。

登记成员是其姓名正式出现在成员登记册中的人士。

然而，在某些情况下，登记成员未必是股份的最终经济拥有人。

股份可能由以下人士代为登记持有：

• 代名人（Nominee）；
• 受托人（Trustee）；或
• 其他中介持有人。

实际享有股份经济利益的人，通常称为实益拥有人（Beneficial Owner）。

因此：

• 主要成员登记册确定正式登记的法律成员；
• 实益拥有人记录则用于确认股份背后的最终实际权益持有人。

两者在公司治理、反洗黑钱及实益拥有权申报方面均具有重要意义，但法律功能并不完全相同。

公司的责任（Responsibilities of the Company）

公司有责任确保主要成员登记册：

• 根据《2016 年公司法》第 50 条正式建立；
• 内容准确、完整及保持最新；
• 及时记录所有成员身份变化；
• 准确反映股份配发、转让、依法转移及其他股权变动；
• 保存于《2016 年公司法》允许的地点；
• 于法律规定的情况下开放查阅；
• 有适当文件支持每项登记及变更；以及
• 受到妥善保护，避免遗失、损坏或未经授权的修改。

未能妥善保存或更新成员登记册，可能构成违反《2016 年公司法》的行为。

常见须记录的股权变动（Common Changes to Be Recorded）

公司应在主要成员登记册中及时记录以下事项：

1. 新股份配发（Allotment of New Shares）

公司向现有或新投资者发行新股份后，应记录：

• 获配发人的姓名；
• 股份类别；
• 股份数量；以及
• 成为成员的日期。

2. 股份转让（Transfer of Shares）

股份由现有成员转让予另一人并获公司正式登记后，应：

• 减少或删除转让人的有关持股记录；以及
• 将受让人的资料及持股记录载入登记册。

3. 股份依法转移（Transmission of Shares）

若成员因死亡、破产或其他法律原因，其股份依法转移予遗产代理人或其他有权人士，公司应根据有效法律文件更新登记册。

4. 股份赎回或注销（Redemption or Cancellation of Shares）

若公司赎回或注销某类股份，应相应调整成员持股数量及公司的股本记录。

5. 成员终止资格（Cessation of Membership）

当某人不再持有公司股份或依法终止成员身份时，公司应记录其终止成员身份的日期。

实务示例（Practical Examples）

例子一：新股份配发（New Share Allotment）

ABC Sdn. Bhd. 向陈先生配发 10,000 股新普通股。

完成配发后，公司须在主要成员登记册中记录：

• 陈先生的姓名；
• 获配发股份的类别；
• 获配发股份的数量；以及
• 其成为公司成员的日期。

根据《2016 年公司法》，陈先生的姓名正式载入成员登记册后，即成为公司的登记成员。

例子二：股份转让（Share Transfer）

林女士将其持有的 5,000 股股份转让予李先生。

在公司批准并登记该项转让后：

• 林女士的持股数量应相应减少或删除；以及
• 李先生的个人资料及持股详情应载入主要成员登记册。

登记册经更新后，即反映有关股份的现行法定登记持有人。

例子三：股息分派（Dividend Distribution）

XYZ Berhad 宣布派发股息。

公司可参照主要成员登记册，确定在有关记录日期内，哪些登记股东有权收取股息。

例子四：股东大会（General Meeting）

公司准备发出股东大会通知。

公司须查阅主要成员登记册，以确定：

• 哪些成员有权收到会议通知；
• 哪些成员有权出席会议；以及
• 哪些成员有权就会议决议进行表决。

例子五：成员身份争议（Dispute over Membership）

某人士声称自己已购买公司股份，但其姓名尚未载入主要成员登记册。

在有关股份转让尚未依法完成登记前，其是否已取得正式成员身份，可能须根据股份转让文件、《2016 年公司法》及登记册记录进一步确定。

这说明及时及准确更新主要成员登记册具有重要法律意义。

查阅及证据作用（Inspection and Evidential Effect）

在《2016 年公司法》规定的范围内，成员登记册可能须开放予有权人士查阅。

该登记册亦可在以下事项中作为重要证据：

• 确定成员身份；
• 处理股息权利争议；
• 判断表决权资格；
• 处理股份转让；
• 处理成员去世后的股份继承；
• 处理公司清盘分派；以及
• 解决有关股份所有权的法律争议。

若登记内容错误、遗漏或未及时更新，可能导致：

• 股东无法行使表决权；
• 股息支付予错误人士；
• 股份转让争议；
• 成员身份诉讼；或
• 公司及其高级人员承担法律责任。

合规要求（Compliance Requirements）

每家公司均应确保：

• 根据《2016 年公司法》第 50 条保存主要成员登记册；
• 登记册载有法律规定的一切资料；
• 所有成员及持股变动均获及时、准确记录；
• 每项登记均有适当的董事决议、股份转让文件、配发文件或其他证明文件支持；
• 登记册于法定地点妥善保存；
• 依法允许有权人士进行查阅；
• 定期核对成员登记册与股份证书、股本记录及年度申报资料是否一致；
• 采取适当措施防止记录遗失、损坏、篡改或未经授权查阅；以及
• 发现错误时，及时采取适当法律及行政措施进行更正。

重要性（Importance）

“主要成员登记册（Principal Register）” 是公司根据《2016 年公司法》必须保存的最基本及最重要法定记录之一。

该登记册正式记录公司的成员身份及股份所有权情况，并作为确定谁有权行使股东权利的主要依据。

准确及最新的主要成员登记册，有助于：

• 确立股份的法定登记所有权；
• 保障成员的表决、股息及分派权利；
• 支持股份配发及转让程序；
• 确保股东大会及公司决议合法有效；
• 提高公司股权结构的透明度；
• 加强公司治理及内部管理；
• 减少成员身份及股份所有权争议；以及
• 保障公司、股东、债权人及其他利益相关者的合法权益。

因此，公司应将主要成员登记册视为持续更新的核心法定文件，而非仅在公司成立时建立的一次性记录。任何股份或成员身份变动，均应及时、准确并有充分文件依据地反映于登记册中。