What is the expectation when a firm meets the criteria for small-sized secretarial firm in one year, but not in the subsequent year?   如果公司秘书事务所在某一年符合“小型事务所（Small-Sized Secretarial Firm）”标准，但在下

What is the expectation when a firm meets the criteria for small-sized secretarial firm in one year, but not in the subsequent year?  

Answer:
The determination of whether the secretarial firm meets the small-sized secretarial firm criteria shall be based on the figures at the end of the preceding calendar year, i.e. January to December. Hence, where the secretarial firm does not meet the criteria, the secretarial firm must comply with the complete AML/CFT Compliance Programme. 


如果公司秘书事务所在某一年符合“小型事务所（Small-Sized Secretarial Firm）”标准，但在下一年不再符合，应如何处理？

答案：

公司秘书事务所是否符合“小型事务所（Small-Sized Secretarial Firm）”标准，应依据**前一个历年（即每年 1 月至 12 月）**的数据进行判断。

因此，如果公司秘书事务所在后续年度不再符合“小型事务所”的资格标准，则该事务所必须遵守**完整的 AML/CFT 合规计划（AML/CFT Compliance Programme）**要求。

📌 判断依据

“小型事务所”资格并非永久有效，而是需要每年重新评估。

评估基础为：

• 前一个历年（1 月至 12 月）的业务数据；
• 是否符合当时适用的“小型事务所”定义及门槛。

📌 当不再符合“小型事务所”标准时

若经评估后发现事务所已不符合“小型事务所”资格：

❌ 不可继续享有适用于小型事务所的简化措施或豁免；
✅ 必须全面遵守 AML/CFT Compliance Programme 的所有要求。

📌 必须遵守的 AML/CFT 合规要求

包括但不限于：

客户尽职调查（CDD）

• KYC 程序
• 身份验证
• 实益拥有人识别

风险评估

• Institutional Risk Assessment (IRA)
• Customer Risk Assessment (CRA)

合规管理安排

• AML/CFT 政策与程序
• 合规官（Compliance Officer）委任
• 员工培训
• 内部监控机制

可疑交易报告（STR）

• 可疑活动识别
• STR 评估与申报

记录保存

• AML/CFT 文件保存
• 客户资料保存
• STR 记录保存

📌 实务例子

2024 年

事务所符合“小型事务所”标准

➡ 可适用部分 AML/CFT 简化措施或豁免。

2025 年

根据 2024 年全年数据重新评估后，

发现事务所已超过“小型事务所”标准。

➡ 从 2025 年起：

必须全面遵守 AML/CFT Compliance Programme。

⚠️ 重点提醒

“小型事务所”资格：

✅ 每年重新评估；
✅ 根据前一历年的数据判断；
❌ 并非永久资格。

一旦不再符合资格：

• 所有 AML/CFT 合规要求均需完整执行；
• 不得继续依赖原有简化安排或豁免。

总结

公司秘书事务所是否符合“小型事务所”资格，应根据前一个历年（1 月至 12 月）的数据进行评估。如果事务所在后续年度不再符合“小型事务所”标准，则必须遵守完整的 AML/CFT Compliance Programme，并执行所有适用的 AML/CFT 合规要求，而不能继续享有小型事务所的简化措施或豁免。