For verification purpose, are company secretaries required to make a copy of the customer’s NRIC, or is it sufficient to document or make a record of the customer’s NRIC number? 为了进行身份验证，公司秘书是否必须保存客户身份
For verification purpose, are company secretaries required to make a copy of the customer’s NRIC, or is it sufficient to document or make a record of the customer’s NRIC number?
Answer:
Yes, any documents requested or obtained during the CDD process should be kept and recorded to meet the record keeping requirement.
The record keeping of these documents may be in the form of a photocopy or soft copy (scanned copy or snapped picture).
为了进行身份验证，公司秘书是否必须保存客户身份证（NRIC）副本，还是仅记录身份证号码即可？
答案：是的。
在客户尽职调查（Customer Due Diligence, CDD）过程中，凡是公司秘书要求客户提供或从客户取得的文件，均应妥善保存及记录，以符合 AMLA 及 SSM 关于记录保存（Record Keeping）的要求。
因此，仅记录客户身份证号码通常并不足够。
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文件保存要求
公司秘书应保留用于身份验证的相关文件副本，包括但不限于：
• MyKad（身份证）
• MyPR
• MyKid
• 护照（Passport）
• 驾驶执照（Driving Licence）
• 其他身份证明文件
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可接受的保存方式
记录保存可采用以下形式：
📄 纸本副本（Hard Copy）
• 身份证复印件（Photocopy）
• 护照复印件
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💻 电子副本（Soft Copy）
包括：
• 扫描件（Scanned Copy）
• 手机拍照副本（Snapped Picture）
• PDF 文件
• 电子档案
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保存文件的目的
相关文件保存有助于：
• 核实客户身份；
• 证明已完成 KYC / CDD 程序；
• 满足 AML/CFT 合规要求；
• 应对 SSM 或监管机构检查；
• 作为未来审计及调查记录。
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实务建议
公司秘书应确保：
✅ 身份证明文件清晰可辨识；
✅ 文件保存于安全系统；
✅ 仅授权人员可查阅；
✅ 符合 AMLA 及个人资料管理要求；
✅ 保留期限符合相关法规规定。
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总结
公司秘书在进行客户尽职调查（CDD）时，应保存客户身份证明文件的副本，而不仅仅是记录身份证号码。相关记录可采用纸本复印件或电子副本（如扫描件或照片）形式保存，以符合 AMLA 及记录保存要求。
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