公司秘书事务所可采用哪些方式进行员工筛查（Employee Screening）？

答案：

公司秘书事务所可根据自身业务性质、风险状况及内部政策，选择任何适当的方法进行员工筛查（Employee Screening），并应遵循 SSM 指引中的相关要求。

SSM 并未规定必须采用某一种特定筛查方式，因此事务所可采用单一或多种方法结合进行筛查。

📌 常见员工筛查方式

（i）面对面面试（Face-to-Face Interview）

通过现场面谈：

• 核实身份；
• 了解背景及工作经验；
• 评估诚信及专业操守；
• 观察行为及沟通能力。

（ii）电话或视讯面试（Phone or Video Interview）

适用于：

• 远程招聘；
• 外州员工；
• 海外员工；

可作为额外身份验证及背景核实措施。

（iii）线上背景调查（Online Checks）

包括：

• 搜索引擎查询；
• 社交媒体背景调查；
• 专业平台资料核实（如 LinkedIn）；
• 新闻及媒体搜索。

用于识别：

• 不良记录；
• 潜在风险；
• 利益冲突情况。

（iv）技能测试（Skills Test）

评估员工是否具备相关工作能力，例如：

• 公司秘书知识；
• AML/CFT 知识；
• 法规理解能力；
• 文件处理能力。

（v）提交证明文件（Submission of Documents）

要求员工提供：

• 身份证（MyKad）
• 护照（Passport）
• 学历证明
• 专业资格证书
• 工作经验证明

（vi）法定声明（Statutory Declaration）

在适当情况下，可要求员工签署法定声明，以确认：

• 所提供资料真实无误；
• 无重大刑事记录；
• 无破产或其他影响任职的情况。

（vii）刑事背景调查（Criminal Record Checks）

向相关主管机关查询（如适用），以确认员工是否涉及：

• 刑事案件；
• 欺诈行为；
• 贪污案件；
• 洗黑钱相关罪行。

（viii）信用报告查询（Consumer Credit Report）

适用于：

• 财务岗位；
• 合规岗位；
• 高权限管理职位。

可协助评估：

• 财务稳定性；
• 潜在舞弊风险；
• 债务压力风险。

（ix）交易监察（Transaction Monitoring）

对于现有员工，可通过内部监察机制留意：

• 异常交易行为；
• 利益冲突情况；
• 潜在 AML/CFT 风险。

（x）前雇主推荐及背景核实（Employment Reference Check）

向前雇主确认：

• 工作表现；
• 离职原因；
• 诚信纪录；
• 专业能力。

📌 风险为本原则（Risk-Based Approach）

员工筛查程度可根据职位风险而有所不同。

高风险职位

例如：

• Compliance Officer
• Director
• Manager
• Company Secretarial Executive
• Finance Personnel

➡ 应进行更深入背景调查。

较低风险职位

例如：

• 行政助理
• 文员
• 前台接待员

➡ 可采用较基础筛查措施。

📌 员工筛查的目标

公司秘书事务所应确保员工：

✅ 具备诚信（Integrity）；
✅ 适合履行其职责；
✅ 不会滥用职权；
✅ 不会被利用进行洗黑钱（ML）或恐怖融资（TF）活动；
✅ 不会成为欺诈或贿赂行为的渠道。

总结

公司秘书事务所可根据自身风险评估及业务需要，采用面对面面试、电话或视讯面试、线上背景调查、技能测试、文件审查、法定声明、刑事背景调查、信用报告查询、交易监察及前雇主推荐调查等方式进行员工筛查。筛查程度应根据员工职位及风险水平而定，以确保员工不会滥用职权或被利用从事洗黑钱、恐怖融资、欺诈或贿赂等非法活动。