What is the duration that company secretaries are to maintain the internally generated reports and supporting documents? 公司秘书需要保存内部生成的报告及相关支持文件多久？

公司秘书需要保存内部生成的报告及相关支持文件多久？

答案：

公司秘书所产生的内部报告（Internally Generated Reports）及相关支持文件（Supporting Documents）必须至少保存 七（7）年。

📌 需保存的文件范围

保存期限适用于 AML/CFT 合规过程中所产生或取得的各类文件，包括但不限于：

客户尽职调查（CDD）文件

• 身份证副本（MyKad / Passport）
• 公司注册文件
• 实益拥有人资料
• 风险评估表
• KYC 表格

AML/CFT 风险评估文件

• Institutional Risk Assessment（IRA）
• Customer Risk Assessment（CRA）
• 风险评级记录
• 风险审查报告

交易监控及调查记录

• 内部调查报告
• 异常交易分析记录
• 合规审核记录
• 升级审批记录

可疑交易相关文件

• Suspicious Transaction Report（STR）
• STR 支持文件
• 内部调查备忘录
• 与监管机构往来记录

其他 AML/CFT 文件

• 培训记录
• AML/CFT 政策与程序
• 合规会议记录
• 内部审核报告

📌 保存形式

相关记录可采用：

纸本形式（Hard Copy）

• 文件正本
• 复印件

电子形式（Soft Copy）

• PDF 文件
• 扫描件
• 照片档案
• 电子记录系统

📌 保存目的

七年的保存期限有助于：

• 满足 AMLA 合规要求；
• 应对 SSM 检查；
• 应对 Bank Negara Malaysia 监管审查；
• 支持未来调查或执法行动；
• 作为内部审计及风险管理记录。

⚠️ 重要提醒

公司秘书应确保：

✅ 文件完整保存；
✅ 记录容易检索；
✅ 资料安全及保密；
✅ 防止未经授权查阅；
✅ 在监管机构要求时能够及时提供。

总结

公司秘书必须将 AML/CFT 相关的内部报告及支持文件保存至少七（7）年。有关文件包括客户尽职调查记录、风险评估报告、可疑交易报告、内部调查记录及其他 AML/CFT 合规文件。记录可采用纸本或电子形式保存，但必须确保资料完整、安全及可供监管机构查阅。