What is the expectation for company secretaries in dealing with authorized persons? 公司秘书在处理授权人士（Authorised Person）时应有哪些要求？
What is the expectation for company secretaries in dealing with authorized persons?
Answer:
A person authorised must be represented with a letter of authority or director’s resolution from the legal person.
Where it involves an authorised signatory, i.e. when establishes business relations and authorises another person to conduct transactions on its behalf, the company secretary must obtain documentary evidence on the appointment of such person and the specimen signatories of the person appointed.
Company secretaries must be guided by their risk assessment on what documentary evidence would suffice for the purposes of identifying and verifying the person authorised.
公司秘书在处理授权人士（Authorised Person）时应有哪些要求？
答案：
当公司客户委任授权人士（Authorised Person）代表其行事时，公司秘书必须采取适当措施，以确认该授权人士确实已获得有关法人实体（Legal Person）的正式授权。
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📌 授权证明文件
授权人士必须提供由法人实体发出的正式授权文件，例如：
✅ 授权书（Letter of Authority）
或
✅ 董事会决议（Board Resolution / Director’s Resolution）
该文件应清楚说明：
• 被授权人士姓名；
• 身份资料；
• 授权范围；
• 授权期限（如适用）；
• 授权公司的名称及资料。
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📌 涉及授权签署人（Authorised Signatory）的情况
若公司在建立业务关系时，授权他人代表公司进行交易或签署文件，
公司秘书必须取得：
（i）委任证明文件
证明该人士已获公司正式授权，例如：
• 董事会决议；
• 授权书；
• 公司授权函。
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（ii）授权签署样本（Specimen Signature）
公司秘书应保存：
• 授权人士签名样本（Specimen Signature）；
• 或其他可用于验证签署身份的记录。
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📌 身份识别与验证要求
公司秘书应根据其风险评估（Risk Assessment）结果，决定何种文件足以用于：
身份识别（Identification）
例如：
• 身份证（MyKad）
• 护照（Passport）
• 驾驶执照
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身份验证（Verification）
例如：
• 身份证明文件副本；
• 视频验证；
• 银行或专业人士证明；
• 其他可靠及独立来源。
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⚠️ 风险为本原则（Risk-Based Approach）
SSM 并未规定必须采用固定形式的文件。
因此，公司秘书应根据：
• 客户风险等级；
• 业务性质；
• 授权事项的重要程度；
• 交易风险；
来决定所需文件是否足够。
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举例说明
低风险情况
本地公司授权行政人员提交一般公司文件：
可能接受：
• 授权书；
• 身份证副本。
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较高风险情况
外国公司授权第三方处理公司注册、股权变更或董事委任：
公司秘书可能需要：
• 董事会决议；
• 护照副本；
• 视频验证；
• 额外 KYC 文件；
• 实益拥有人资料。
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📌 重点提醒
授权人士并不等于客户本人。
因此，公司秘书必须：
✅ 验证授权人士身份；
✅ 验证授权来源是否合法有效；
✅ 保存授权文件记录；
✅ 保存签名样本；
✅ 根据 AML/CFT 风险采取额外验证措施。
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总结
当客户委任授权人士代表公司行事时，公司秘书应取得授权书或董事会决议作为授权证明。如涉及授权签署人，公司秘书还应取得其委任文件及签名样本，并根据风险为本原则决定所需的身份识别及验证文件，以确保符合 AMLA、KYC 及 CDD 的合规要求。
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