What are the acceptable documents for verification of legal persons? 哪些文件可作为法人实体（Legal Persons）身份验证的可接受文件？
What are the acceptable documents for verification of legal persons?
Answer:
The company secretary is required to take adequate measures to confirm the identity of its customers which may include constituent documents, such as certificate of incorporation, and other searches available in the public registrar databases.
哪些文件可作为法人实体（Legal Persons）身份验证的可接受文件？
答案：
公司秘书必须采取充分及适当措施，以确认法人实体客户（Legal Person Customer）的身份。
在进行客户尽职调查（CDD）时，公司秘书可通过审查公司的成立文件（Constituent Documents）及官方登记资料来核实客户身份。
________________________________________
可接受的验证文件
📌 公司注册证明文件
包括但不限于：
• 公司注册证书（Certificate of Incorporation）
• 公司成立证明文件
• 商业登记证书（如适用）
这些文件用于确认：
• 公司名称
• 注册号码
• 注册日期
• 公司法律地位
________________________________________
📌 公司法定文件
视情况而定，公司秘书亦可要求提供：
• 公司章程（Constitution）
• 股东名册（Register of Members）
• 董事名册（Register of Directors）
• 公司组织架构图（Corporate Structure Chart）
• 实益拥有人资料（Beneficial Ownership Information）
________________________________________
📌 官方登记机构查询资料
公司秘书亦应通过公共登记数据库（Public Registrar Databases）进行核实，例如：
马来西亚公司
• SSM Company Profile
• SSM e-Info Search
• MyData SSM Reports
________________________________________
外国公司
可通过有关国家的官方公司登记机构查询，例如：
• Singapore ACRA
• Hong Kong Companies Registry
• UK Companies House
• Other Official Corporate Registries
________________________________________
验证目的
相关文件及查询资料可协助公司秘书确认：
• 公司是否合法存在；
• 公司注册状态是否有效；
• 董事及股东资料；
• 公司控制权及实益拥有人；
• 企业结构是否合理；
• 是否存在潜在 AML/CFT 风险。
________________________________________
风险为本原则（Risk-Based Approach）
若客户属于较高风险类别，例如：
• 外国公司；
• 多层控股架构；
• 复杂股权结构；
• 高风险司法管辖区；
公司秘书可能需要取得额外支持文件，以进一步确认客户身份及实益拥有人资料。
________________________________________
总结
公司秘书应通过公司成立文件（如公司注册证书）及公共登记机构数据库查询结果来核实法人实体的身份。在适当情况下，亦可要求提供公司章程、股东资料、董事资料及实益拥有人资料，以满足 AMLA、KYC 及 CDD 的合规要求。
Malaysia
